Betriebskosten II: Was Sie als Vermieter tun können, um Abrechnungsfehler zu vermeiden

Betriebskosten II:  Was Sie als Vermieter tun können, um Abrechnungsfehler zu vermeiden:

Welche Betriebskosten Sie als Vermieter abrechnen können hängt maßgeblich davon ab, welche Vereinbarungen Sie mit Ihren Mietern im Mietvertrag geschlossen haben. Sind Betriebskosten nicht benannt und ist im Mietvertrag auch kein Hinweis auf die Auflistung der Betriebskostenverordnung, oder bei älteren Mietverträgen auf die II. BV enthalten, wird es schwer, Kosten geltend zu machen.  Jahr für Jahr entgehen manchen Vermietern dadurch Einnahmen, die die Rendite der Immobilie schmälern.  Nicht nur der Mieterbund stellt fest, dass viele Jahresabrechnungen fehlerhaft sind. Sie halten dem kritischen Auge eines Anwalts oder des Mietervereins nicht stand. Abrechnungsfehler lassen sich für Vermieter jedoch vermeiden. Wir haben für Sie 10 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie klassische Abrechnungsfehler vermeiden können:

Hier unsere Tipps:

1.       Richtiger Abrechnungszeitraum

Der  Abrechnungszeitraum von Betriebskosten beträgt höchstens 12 Monate, in der Regel ist das Kalenderjahr als Maßstab üblich. Kürzere Abrechnungszeiten sind in Ausnahmefällen möglich. Werden mehr als 12 Monate abgerechnet, ist die Jahresabrechnung nicht ordnungsgemäß und der Mieter kann die Zahlung verweigern.

2.       Vereinbarung der Umlage im Mietvertrag

Im Mietvertrag muss die Umlage von Betriebskosten, d.h. die Kostenübernahme durch den Mieter, ausdrücklich vereinbart sein.

3.       Betriebskostenvorauszahlung

Überprüfen Sie, ob Sie im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale oder Betriebskostenvorauszahlungen mit jährlicher Abrechnung (Rechnungslegung) vereinbart haben.

4.       Auflistung der umlagefähigen Betriebskostenarten

Im Mietvertrag sollte  genau  beschrieben  sein, welche Betriebskosten umgelegt werden. Die nachträglich Aufnahme von Betriebskosten, deren Entstehung schon bei Mietvertragsabschluss bekannt war, ist nicht oder nur in Ausnahmefällen möglich. Bedenken Sie auch, dass nicht alle entstehenden Kosten an die Mieter weitergegeben werden können.

5.       Nennung des Umlage-/Verteilungsschlüssels mit Erläuterung

Achten Sie im Mietvertrag darauf, dass bei allen Betriebskosten der Umlageschlüssel / Abrechnungsschlüssel eindeutig benannt sind. 

6.       Nur das was vereinbart wurde gilt:

Rechnen Sie die Betriebskosten immer nach dem vereinbarten Umlageschlüssel ab. Mögliche Umlageschlüssel sind Wohnfläche-Nutzfläche, Personenzahl, Verbrauch, bei Eigentumsanlagen auch Miteigentumsanteile (wenn dies mit dem Mieter vorab vereinbart wurde).

7.       Rechnungsempfänger

Wichtig ist, und darauf sollten Sie immer achten, dass alle Rechnungen für das Objekt auf ihren Namen, d.h. den Namen  des Vermieters, unter Angabe des Objekts ausgestellt sind. Nur eindeutig zuzuordnende Rechnungen können abgerechnet werden.

8.       Abgrenzung bei Hausmeisterkosten

Ist der Hausmeister nur für die Pflege und Wartung des Objektes oder mehrerer ihrer Objekte zuständig? Übernimmt der Hausmeister auch kleinere Reparaturarbeiten und ist verantwortlich für die Wohnungsübergabe /Abnahme bei Mieterwechsel, beaufsichtigt er auch Instandsetzungsarbeiten? Achten Sie darauf, dass Sie die einzelnen Kosten genau voneinander abgrenzen. In der Jahresabrechnung dürfen nur umlagefähige Kosten abgerechnet werden. Reparaturen, Instandsetzungsbeaufsichtigung oder Leistungen bei der Wohnungsübergabe / Renovierung gehören nicht dazu.

9.       Form der Abrechnung

Die Jahresabrechnung sollte immer schriftlich erfolgen. Sie muss klar, übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar sein.

Pflichtangaben sind: eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Objekt, Angaben und Erläuterungen der zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters  und nicht zuletzt die in Abzug zu bringenden monatlichen Vorauszahlungen des Mieters.

10.   Heizkosten

Heizkosten sind generell verbrauchsabhängig abzurechnen. Sie als Vermieter können nur darauf verzichten, wenn es sich bei dem vermieteten Objekt um ein Zweifamilienhaus handelt, in dem sie eine Wohnung selbst bewohnen oder die vermietete Wohnung verfügt über eine eigene Heizungsanlage. Beim Geschosswohnungsbau gibt es ebenfalls eine Ausnahme von der Regel:  Ihr Objekt war  vor dem 1.7.1981 bezugsfertig  und es besteht keine Möglichkeit, den Wärmeverbrauch zu beeinflussen (Einrohrheizung, kombinierte Decken-Fußbodenheizung).

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